Planificación: Aspectos Conceptuales

 

En la vida y obviamente en los negocios, casi nada sucede al azar. Todo es consecuencia de una serie de acontecimientos y decisiones que se han producido (o dejado de producir) en el pasado. Mirando hacia atrás se podrá reconstruir una cadena de hechos (algunos que controlamos y otros que no) que nos han llevado a la situación y circunstancias actuales.

Es bueno que pensemos que lo que sucede en el futuro dependerá de lo que planifiquemos, hagamos y decidamos hoy.

La pregunta que debemos hacernos será ¿Es factible permanecer sin una planificación y dejar que los hechos acontezcan por azar?

Cuanto mayor sea la incertidumbre, mayor (y no menor) será nuestro esfuerzo para anticipar escenarios.

Algunos pequeños y medianos empresarios suelen encontrar diversas razones para no planificar:

·        Falta de tiempo

·        Resultado incierto

·        Escaso interés en compartir información de la empresa

·        Falta de conocimientos especializados

Lo que los productores o empresarios no saben es el costo oculto que significa no planificar:

·       Tiempo perdido dedicado a “apagar incendios”

·        Cambios permanentes en la forma y distribución de las tareas a efectuar

·        Gastos compulsivos e incoherentes

·        Oportunidades de negocio desaprovechadas 

Esto lleva necesariamente a una falta de consustanciación de los empleados con los objetivos de la empresa, traduciéndose todo ello en pérdidas económicas.

Una adecuada planificación es la forma más eficaz para controlar y dirigir una empresa por más pequeña que sea.

Planificar consiste en determinar los objetivos y metas y la forma en cómo se alcanzarán o lograrán, mediante el desarrollo de planes integrados. Mejora los sistemas, métodos y procedimientos y es la base para la estructura de control.

Para ello es necesario organizar la estructura del ente mediante la asignación de tareas o funciones, designando a responsables de las mismas e impartiendo instrucciones lo suficientemente claras para poder ser interpretadas por todos y cada uno de los integrantes de la estructura y ser correctamente cumplidas.

Se debe  lograr que la estructura funcione como un sistema.

Una organización es una estructura que permite a seres humanos trabajar juntos con efectividad, a saber:

La organización es un todo

Ese todo está formado por partes

Cada parte es compleja

Si integramos cada parte para formar el todo y ponemos plan método y orden, la integración será total.

Si la integración es total cada parte se relacionará con otra de la manera preconcebida, entonces habremos logrado un sistema.

El sistema se consigue porque el director o directores del todo tuvieron un enfoque mental, una manera de pensar acerca de cómo se debe dirigir.

El sistema incluye procesos por los cuales cada una de las partes se relaciona con la otra causalmente.

Lo contrario al sistema es el caos que significa desorden.

Una situación caótica es aquella en la que todo depende de cualquier otra cosa.

No puede haber sistema a medias o caos a medias o hay sistema o hay caos.

En un paso posterior habrá que controlar el cumplimiento del plan trazado y, eventualmente, corregir las desviaciones.

Planificación en el sector agropecuario

El productor agropecuario es sumamente competente en lo que respecta a la producción, se ha preocupado por mejorar rindes en el caso de la agricultura, mejorar los kilos de carne producidos por unidad de superficie en ganadería, etc..

Pero, los resultados económicos no sólo serán producto de la mejor cosecha o la eficiencia en el engorde de animales, sino que también dependerán de la gestión de los recursos de la empresa para dichos fines:

Política de compras

Control de las finanzas

Forma y oportunidad de las ventas

Eficiencia de la mano de obra

Bastantes productores agropecuarios no llevan por escrito una planificación, pero todos reconocen que poseen planes operativos de corto y mediano plazo de un modo tácito, principalmente en cuanto a la función de producción.

La actividad agropecuaria tiene riesgos climáticos, riesgos de precios (productor agropecuario no es formador de precios, si bien puede vender toda su producción, lo hace al precio que determina el mercado) y en nuestro país, hay que sumarle el riesgo de las políticas económicas que, en su mayoría, no ayudan a la actividad sino todo lo contrario.

Ya mencionamos anteriormente que, ante mayor incertidumbre, habrá una mayor necesidad de efectuar una planificación y visualizar los posibles escenarios futuros.

Dentro de la planificación general, la planificación financiera resulta fundamental en la actividad agropecuaria, dado que los ingresos en general son estacionales y los gastos no lo son. Su ausencia no permite aprovechar situaciones favorables, ante el cambio de los precios relativos; como así también evaluar las condiciones de liquidez de la empresa.

Un alto porcentaje de ganaderos tienen tercerizada la venta, dejándola en manos de comisionistas o consignatarios, lo que se traduce en un incremento de sus costos y no le dan la importancia que se merece a la compra de insumos y vaya si la tiene.

 

Por otra parte, el suelo debe tratarse como un recurso de producción, es decir debe mantener su estructura y fertilidad a lo largo de los años, a fin de no generar un costo oculto que se traducirá en menor producción para el futuro. Mantener la sustentabilidad productiva en el tiempo implica un incremento de costos por el agregado de fertilizantes o por rotación de cultivos menos rentables; salvo que se opte por pagarlo con menor producción en el futuro.

 

Además, existe un gran déficit en infraestructura en empresas agropecuarias, principalmente en las instalaciones para trabajar con la hacienda (alambrados, corrales, manga, cepo, cargador, etc.). Una buena planificación sería deseable al menos para mantener en buenas condiciones dichas instalaciones.   

 

La pregunta que se deberían hacer los productores sería:

¿Podría administrarse una empresa sin la elaboración de un plan?

Obviamente que sí pero implica un mayor riesgo. La planificación no garantiza el logro de las metas, sin embargo, minimiza el margen de error.

El planeamiento es lo opuesto a la improvisación, introduce orden y racionalidad al funcionamiento de la empresa, posibilita asignar correctamente los recursos, permite bajar los costos, eliminar prácticas obsoletas y la superposición de tareas.

Resulta por lo expuesto sumamente conveniente realizar un Plan Productivo, un Plan Económico, un Plan Financiero y un Plan de Inversiones e integrarlos en la Planificación General.