Tablero de Comando en la actividad agropecuaria. Primera Parte.

El tablero de comando no es ni más ni menos que un conjunto de indicadores cuyo seguimiento periódico permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de la empresa o sector.

En efecto, el tablero de comando es un sistema de información cuya característica básica es organizar y presentar los datos a los directivos de una organización para el control de la gestión que será monitoreada en forma permanente para la toma de decisiones.

En lo referido a las “pymes” agropecuarias resulta aconsejable contar con indicadores que reflejen los procesos productivos, la eficiencia en el uso de recursos y el comportamiento de los mercados.

Conceptos que debería abarcar el Tablero de Comando

Productividad por hectárea

Mide la producción por unidad de superficie, esto es el grado de eficiencia alcanzado, teniendo en cuenta el costo de oportunidad, los factores de riesgo y las inclemencias del tiempo.

Se emplea la unidad hectárea porque entre los factores de la producción, el más relevante desde el punto de vista económico es el factor tierra y éste se mide en $ por hectárea.  

Debe analizarse también los factores que condicionaron la producción, como ser: temperatura, precipitaciones, fecha de siembra, variedad utilizada, pasturas implantadas, enfermedades en el ganado, genética del rodeo, nutrición, etc.

Gestión en la compra de insumos

Resulta muy determinante conocer la incidencia de la compra de insumos en nuestros costos de producción, más aún en nuestro país en donde los insumos se encuentran dolarizados y los ingresos se reciben en pesos “devaluados”.

A su vez deberemos saber la relación existente entre los gastos de fletes por las compras de insumos y el monto de éstas. De esta forma podremos determinar si nos conviene comprar mediante un “pool de compras” o por una “cooperativa” o individualmente.

Conservación del factor de producción “tierra” (suelo)

Para conservar el valor del factor de producción “tierra” será necesario practicar análisis de suelo periódicos (ver los informes de aplicación de fertilizantes y de nutrientes extraídos por los cultivos).

Deberemos saber, como mínimo, en cada lote, cuál es el nivel de los tres nutrientes principales: Nitrógeno, Fósforo y Potasio. También de Azufre ya que actualmente se está considerando un nutriente importante para los suelos de nuestro país.

Asimismo, deberemos conocer el porcentaje de materia orgánica, la textura del suelo y las rotaciones de cultivos y de pasturas que realizaremos.

Con relación al agua de nuestro campo debemos contar con un análisis de la misma, para saber la calidad de agua que beberán nuestros animales y que servirá a su vez para aplicar agroquímicos y realizar los riegos, en el supuesto de poseer equipo de riego.

Caracterización del Clima donde se localiza el establecimiento

Como mínimo debemos llevar un registro de las precipitaciones, de la temperatura, del período libre de heladas.

Contrataremos los seguros necesarios para cubrir nuestra producción de las variables del tiempo.

Gestión de la logística

En este punto debemos tener presente la incidencia de los fletes y de los demás gastos de comercialización sobre nuestras ventas y la capacidad de almacenamiento de nuestra producción -en el caso de producción de cultivos- o de conservación de forrajes y/o de retención de hacienda - en el caso de producción ganadera-.

Gestión de Ventas

Resulta necesario tener a mano las ventas del último año, del año precedente y del promedio de los últimos 3 años, todas a valores constantes -valores de idéntico poder adquisitivo-, de cada producto vendido; así como el precio neto de la última venta, del promedio del mes y del último año a valores constantes, de cada producto vendido y el margen de contribución por tipo de producto.

Por otro lado, debemos tener presente la calidad de los productos comercializados, sean cultivos extensivos, intensivos o animales bovinos, porcinos, ovinos, etc. y conocer perfectamente el comportamiento de los respectivos mercados.

Gestión Financiera

El productor -empresario- agropecuario deberá saber en forma rápida y certera cuál es el punto de equilibrio de su empresa (nivel de ingresos que permite cubrir los costos fijos y variables y por tanto no existen pérdidas ni ganancias), tanto en unidades como en pesos; cuál es la rentabilidad anual obtenida, cómo inciden los resultados financieros en el resultado total, cuál es el costo financiero por financiarse con bancos o con proveedores o con cualquier otro medio de financiación (p. ej. leasing).

Por otra parte, deberá conocer si le conviene realizar las labores con maquinaria propia o contratar a terceros, cómo se financia el capital de explotación fijo o de inversión (con capital propio o con endeudamiento), cómo se financia el capital de explotación circulante o de trabajo, etc., es decir, todo aquello que sea útil para determinar la salud financiera de su empresa.

En general, los indicadores financieros están basados en la contabilidad de la compañía, y muestran el pasado de la misma.

Es por ello que debe existir un presupuesto que se realice anualmente y se ajuste cada tres meses, presentando estados financieros proyectados con un margen de error aceptable de entre el 5% al 10%.

Características del Tablero de Comando

Debe ser una herramienta de diagnóstico que facilite la toma de decisiones, analizando las desviaciones y sus causas.

Se trata de especificar lo que no funciona correctamente en la empresa.

Es conveniente mostrar en primer lugar aquello que no se ajusta a los límites absolutos fijados por la empresa y, en segundo lugar, advertir de aquellos otros elementos que se mueven en niveles de tolerancia de cierto riesgo.

Uso del tablero

Seguir los indicadores del tablero en forma periódica y sistemática, con niveles de alarma (denominados semáforos) ante desvíos, nos permitirá estar razonablemente seguros de que no aparecerán sorpresas desagradables en la gestión productiva, económica y/o financiera de la empresa.

Es decir, el tablero de comando se emplea para analizar la gestión en las organizaciones.

El uso del tablero puede estar limitado a los involucrados en la gestión o puede ser compartido por toda la organización. Aquí entra en juego la confidencialidad de los datos.

Organización del Tablero

Así como el exceso de información es nocivo, también lo es la falta de ella. Es conveniente lograr un punto de equilibrio al diseñar el sistema de información para la toma de decisiones. Los informes para tomar decisiones deben contener los datos más relevantes para satisfacer las potenciales dudas del nivel de dirección y se deben brindar en tiempo oportuno.

La información suministrada no solo debe referirse a las situaciones pasadas - los datos históricos - sino también la situación presente y las tendencias. Debe poder ser comprendida y analizada para su discusión en las reuniones entre superiores, subordinados y pares.

Sólo se debe presentar la información relacionada con áreas claves, es decir aquellos sectores o situaciones que es relevante monitorear porque pueden afectar la continuidad o el progreso de la empresa o sector.

Características de los “indicadores”

Pueden estar expresados en valores absolutos o en términos de porcentajes. Pueden ser datos, índices o ratios.

Deben abarcar un período: día, semana, mes, acumulado, proyectado.

Deben actualizarse en forma diaria o semanal o mensual o trimestral.

Debe definirse un parámetro de referencia sobre el cual calcular los desvíos. Puede ser un estándar o la definición de una meta, el mes anterior, el presupuesto inicial.

Debe establecerse un indicador de alarma. Es decir, valores por encima o por debajo de los cuales el indicador es preocupante.

La representación gráfica de los indicadores resulta de mucha ayuda para lograr una rápida interpretación del mismo.

Debe analizarse el significado de los indicadores obtenidos para efectuar el diagnóstico y tomar las decisiones correctas.

No sólo deben emplearse indicadores numéricos sino también indicadores que midan la calidad de los procesos, la satisfacción de los clientes y de los empleados, vinculando todas esas mediciones en una cadena de relaciones de causa-efecto.

Cada organización debe desarrollar su propio modelo y aplicar el concepto de Tablero de Comando a sus propias necesidades. Debe ser un instrumento para simplificar y mejorar la planificación priorizando lo que verdaderamente es importante para la organización.

No obstante, en un próximo informe les mostraré, a modo ilustrativo, los indicadores que no deberían faltar en un Tablero de Comando de una empresa agropecuaria.